Vị trí, trang thiết bị, thời gian làm việc của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết giải quyết TTHC (Bộ phận một cửa)
Theo Quyết định số 2015/QĐ-BKHĐT ngày 25/12/2018 ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận một cửa, Bộ phận một cửa được bố trí tại trụ sở cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư số 6B, Hoàng Diệu, Ba Đình, Hà Nội. Trang thiết bị của Bộ phận một cửa được bố trí bao gồm: Khu vực cung cấp thông tin về TTHC; khu vực đặt các trang thiết bị điện tử, trong đó có máy lấy số xếp hàng tự động, màn hình đa phương tiện tra cứu thông tin, TTHC, tra cứu kết quả giải quyết TTHC; khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quầy tương ứng với từng lĩnh vực khác nhau, bố trí ghế ngồi chờ, bàn để viết dành cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch;
Có hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị chuyên dụng theo quy định đảm bảo đủ điều kiện để thực hiện đúng quy trình công khai, hướng dẫn, tiếp nhận giải quyết, theo dõi quá trình giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC của cá nhân, tổ chức; có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4; áp dụng phần mềm một cửa điện tử với chức năng khoa học, rõ ràng, tiện lợi, có tính tự động cao, đảm bảo các yêu cầu theo quy định.
Các TTHC được công khai tại Bộ phận một cửa đồng thời bằng các hình thức sau: Niêm yết trên bảng niêm yết TTHC (khổ giấy A4, in 01 mặt); in thành các bộ tài liệu đặt tại bàn viết hồ sơ (gồm cả hồ sơ mẫu); thông tin trên màn hình cảm ứng tra cứu TTHC (nếu có). Đồng thời, công khai thông tin đường dây nóng (gồm: Số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả và của các đơn vị chức năng; số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của Chánh Văn phòng Bộ) để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, góp ý của cá nhân, tổ chức.
Bộ phận một cửa làm việc vào các ngày làm việc trong tuần (trừ các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định). Thời gian làm việc 08 giờ/01 ngày. Cụ thể: Thời gian tiếp nhận và trả kết quả buổi sáng từ 8h đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ. Trường hợp cần thiết do yêu cầu công việc, Chánh Văn phòng Bộ quyết định thời gian tiếp nhận và trả kết quả bắt đầu sớm hơn hoặc kết thúc muộn hơn thời gian trên.
Cơ cấu, tổ chức, yêu cầu đối với công chức tại Bộ phận một cửa
Trưởng Bộ phận một cửa do một Lãnh đạo Văn phòng Bộ đảm nhiệm. Cán bộ làm việc tại Bộ phận một cửa gồm: 01 chuyên viên thường trực tại Bộ phận một cửa thuộc biên chế của Phòng Kiểm soát TTHC -Tổng hợp; các chuyên viên chuyên trách làm nhiệm vụ giải quyết TTHC tại Bộ phận một cửa do các đơn vị chức năng có TTHC giải quyết tại Bộ phận một cửa cử đến.
Công chức làm việc tại Bộ phận một cửa là chuyên viên hoặc tương đương trở lên, có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong ngành, lĩnh vực, có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao trong thi hành nhiệm vụ được giao và được đánh giá là hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Nguyên tắc khi thực hiện giải quyết TTHC
Quy chế xác định rõ nguyên tắc: Giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng pháp luật, công bằng, bình đẳng, công khai, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ, đúng nguyên tắc giữa các đơn vị chức năng với Văn phòng Bộ và giữa các công chức có liên quan; lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ của công chức tại Bộ; việc thu phí, giá dịch vụ được thực hiện theo đúng quy định (nếu có). Không làm phát sinh chi phí thực hiện TTHC cho tổ chức, cá nhân ngoài quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của bộ phận một cửa
Bộ phận một cửa được giao 09 nhiệm vụ chính, gồm:
Một là, công khai đầy đủ, kịp thời bằng phương tiện điện tử hoặc bằng văn bản danh mục TTHC được thực hiện tại Bộ phận một cửa;
Hai là, hướng dẫn thực hiện TTHC; tiếp nhận hồ sơ TTHC; chuyển hồ sơ đến các đơn vị chức năng để giải quyết; trả kết quả giải quyết TTHC; theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;
Ba là, phối hợp với các đơn vị liên quan để giải quyết, trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân đối với trường hợp TTHC yêu cầu giải quyết ngay trong ngày; hỗ trợ tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4;
Bốn là, phối hợp với Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ Kinh tế - Kế hoạch và các đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông;
Năm là, tiếp nhận, xử lý hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan xử lý phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân đối với công chức liên quan đến việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, chuyển hồ sơ giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC; chuyển ý kiến giải trình của các đơn vị chuyên môn về các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đến tổ chức, cá nhân;
Sáu là, thực hiện quản lý, sử dụng và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin có liên quan theo quy định của pháp luật bao gồm: Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ (tiếp nhận và trả kết quả) cho tổ chức, cá nhân; phiếu chuyển hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn hoặc các cơ quan có liên quan, phiếu hẹn trả kết quả;
Bảy là, nghiên cứu đề xuất với Lãnh đạo Bộ về các giải pháp cải cách TTHC được thực hiện tại Bộ phận một cửa;
Tám là, định kỳ hằng tháng, hằng quý và đột xuất báo cáo Lãnh đạo Bộ về kết quả thực hiện cơ chế một cửa, một của liên thông để đề xuất giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện;
Chín là, tổng hợp kết quả giải quyết TTHC của các đơn vị chức năng để đối chiếu với báo cáo hằng quý do các đơn vị chức năng thực hiện.
Quyền hạn của Bộ phận một cửa
Thứ nhất, được đề nghị các đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác tiếp nhận, giải quyết TTHC;
Thứ hai, từ chối tiếp nhận các hồ sơ chưa đúng quy định; chủ trì theo dõi, giám sát, đôn đốc các đơn vị liên quan trong việc giải quyết TTHC theo đúng quy trình đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt; yêu cầu các đơn vị liên quan thông tin về tiến độ giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; đôn đốc các đơn vị liên quan xử lý hồ sơ đến hoặc quá thời hạn giải quyết;
Thứ ba, theo dõi, đôn đốc, nhận xét, đánh giá công chức của các đơn vị liên quan cử đến công tác tại Bộ phận một cửa quả về việc chấp hành thời gian lao động, các quy định của pháp luật về chế độ công vụ, quy chế văn hóa công sở, nội quy của cơ quan;
Thứ tư, đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, thực hiện công vụ đúng thời hạn, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân; tổ chức hoặc phối hợp tổ chức thông tin, tuyên truyền về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC;
Thứ năm, quản lý, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Bộ và Lãnh đạo Bộ nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm ứng dụng của các Hệ thống thông tin một cửa điện tử; tham gia bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình khai thác, sử dụng các Hệ thống này.
Quy trình giải quyết TTHC
Mỗi hồ sơ TTHC sau khi tiếp nhận sẽ được cấp một Mã số hồ sơ, mã số này sẽ được ghi trong Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân có thể sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết TTHC tại Cổng dịch vụ công của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Quy trình phối hợp giải quyết thủ tục cho cá nhân, tổ chức được quy định chặt chẽ từ giai đoạn tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ, giải quyết hồ sơ, trả kết quả giải quyết. Với mỗi giai đoạn đều có kèm theo các mẫu biểu để kiểm soát việc thực hiện như: Tại giai đoạn nhận hồ sơ từ cá nhân, tổ chức lập Mẫu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ thành phần, số lượng thực hiện lập Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ; trường hợp các hồ sơ chưa đúng quy định lập Mẫu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ; trường hợp không giải quyết kịp thời hạn lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả; trong phối hợp giữa các đơn vị, tiến hành lập Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, Mẫu sổ theo dõi.
Việc sớm ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận một cửa tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư cho thấy sự tích cực, chủ động của Bộ trong triển khai nhiệm vụ cải cách hành chính nói chung và cải cách TTHC nói riêng. Điều này hứa hẹn sẽ mang lại nhiều kết quả tích cực trong công tác kiểm soát TTHC trong năm 2019 và những năm tiếp theo của Bộ./.
Tâm Vũ
Cục Kiểm soát TTHC
Theo Quyết định số 2015/QĐ-BKHĐT ngày 25/12/2018 ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận một cửa, Bộ phận một cửa được bố trí tại trụ sở cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư số 6B, Hoàng Diệu, Ba Đình, Hà Nội. Trang thiết bị của Bộ phận một cửa được bố trí bao gồm: Khu vực cung cấp thông tin về TTHC; khu vực đặt các trang thiết bị điện tử, trong đó có máy lấy số xếp hàng tự động, màn hình đa phương tiện tra cứu thông tin, TTHC, tra cứu kết quả giải quyết TTHC; khu vực tiếp nhận và trả kết quả được chia thành từng quầy tương ứng với từng lĩnh vực khác nhau, bố trí ghế ngồi chờ, bàn để viết dành cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch;
Có hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị chuyên dụng theo quy định đảm bảo đủ điều kiện để thực hiện đúng quy trình công khai, hướng dẫn, tiếp nhận giải quyết, theo dõi quá trình giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC của cá nhân, tổ chức; có đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4; áp dụng phần mềm một cửa điện tử với chức năng khoa học, rõ ràng, tiện lợi, có tính tự động cao, đảm bảo các yêu cầu theo quy định.
Các TTHC được công khai tại Bộ phận một cửa đồng thời bằng các hình thức sau: Niêm yết trên bảng niêm yết TTHC (khổ giấy A4, in 01 mặt); in thành các bộ tài liệu đặt tại bàn viết hồ sơ (gồm cả hồ sơ mẫu); thông tin trên màn hình cảm ứng tra cứu TTHC (nếu có). Đồng thời, công khai thông tin đường dây nóng (gồm: Số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả và của các đơn vị chức năng; số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của Chánh Văn phòng Bộ) để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, góp ý của cá nhân, tổ chức.
Bộ phận một cửa làm việc vào các ngày làm việc trong tuần (trừ các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định). Thời gian làm việc 08 giờ/01 ngày. Cụ thể: Thời gian tiếp nhận và trả kết quả buổi sáng từ 8h đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ. Trường hợp cần thiết do yêu cầu công việc, Chánh Văn phòng Bộ quyết định thời gian tiếp nhận và trả kết quả bắt đầu sớm hơn hoặc kết thúc muộn hơn thời gian trên.
Cơ cấu, tổ chức, yêu cầu đối với công chức tại Bộ phận một cửa
Trưởng Bộ phận một cửa do một Lãnh đạo Văn phòng Bộ đảm nhiệm. Cán bộ làm việc tại Bộ phận một cửa gồm: 01 chuyên viên thường trực tại Bộ phận một cửa thuộc biên chế của Phòng Kiểm soát TTHC -Tổng hợp; các chuyên viên chuyên trách làm nhiệm vụ giải quyết TTHC tại Bộ phận một cửa do các đơn vị chức năng có TTHC giải quyết tại Bộ phận một cửa cử đến.
Công chức làm việc tại Bộ phận một cửa là chuyên viên hoặc tương đương trở lên, có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong ngành, lĩnh vực, có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao trong thi hành nhiệm vụ được giao và được đánh giá là hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Nguyên tắc khi thực hiện giải quyết TTHC
Quy chế xác định rõ nguyên tắc: Giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng pháp luật, công bằng, bình đẳng, công khai, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ, đúng nguyên tắc giữa các đơn vị chức năng với Văn phòng Bộ và giữa các công chức có liên quan; lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ của công chức tại Bộ; việc thu phí, giá dịch vụ được thực hiện theo đúng quy định (nếu có). Không làm phát sinh chi phí thực hiện TTHC cho tổ chức, cá nhân ngoài quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của bộ phận một cửa
Bộ phận một cửa được giao 09 nhiệm vụ chính, gồm:
Một là, công khai đầy đủ, kịp thời bằng phương tiện điện tử hoặc bằng văn bản danh mục TTHC được thực hiện tại Bộ phận một cửa;
Hai là, hướng dẫn thực hiện TTHC; tiếp nhận hồ sơ TTHC; chuyển hồ sơ đến các đơn vị chức năng để giải quyết; trả kết quả giải quyết TTHC; theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định;
Ba là, phối hợp với các đơn vị liên quan để giải quyết, trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân đối với trường hợp TTHC yêu cầu giải quyết ngay trong ngày; hỗ trợ tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4;
Bốn là, phối hợp với Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ Kinh tế - Kế hoạch và các đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức được giao nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông;
Năm là, tiếp nhận, xử lý hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan xử lý phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân đối với công chức liên quan đến việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, chuyển hồ sơ giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC; chuyển ý kiến giải trình của các đơn vị chuyên môn về các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo đến tổ chức, cá nhân;
Sáu là, thực hiện quản lý, sử dụng và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin có liên quan theo quy định của pháp luật bao gồm: Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ (tiếp nhận và trả kết quả) cho tổ chức, cá nhân; phiếu chuyển hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn hoặc các cơ quan có liên quan, phiếu hẹn trả kết quả;
Bảy là, nghiên cứu đề xuất với Lãnh đạo Bộ về các giải pháp cải cách TTHC được thực hiện tại Bộ phận một cửa;
Tám là, định kỳ hằng tháng, hằng quý và đột xuất báo cáo Lãnh đạo Bộ về kết quả thực hiện cơ chế một cửa, một của liên thông để đề xuất giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện;
Chín là, tổng hợp kết quả giải quyết TTHC của các đơn vị chức năng để đối chiếu với báo cáo hằng quý do các đơn vị chức năng thực hiện.
Quyền hạn của Bộ phận một cửa
Thứ nhất, được đề nghị các đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác tiếp nhận, giải quyết TTHC;
Thứ hai, từ chối tiếp nhận các hồ sơ chưa đúng quy định; chủ trì theo dõi, giám sát, đôn đốc các đơn vị liên quan trong việc giải quyết TTHC theo đúng quy trình đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt; yêu cầu các đơn vị liên quan thông tin về tiến độ giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân; đôn đốc các đơn vị liên quan xử lý hồ sơ đến hoặc quá thời hạn giải quyết;
Thứ ba, theo dõi, đôn đốc, nhận xét, đánh giá công chức của các đơn vị liên quan cử đến công tác tại Bộ phận một cửa quả về việc chấp hành thời gian lao động, các quy định của pháp luật về chế độ công vụ, quy chế văn hóa công sở, nội quy của cơ quan;
Thứ tư, đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, thực hiện công vụ đúng thời hạn, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân; tổ chức hoặc phối hợp tổ chức thông tin, tuyên truyền về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC;
Thứ năm, quản lý, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Bộ và Lãnh đạo Bộ nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm ứng dụng của các Hệ thống thông tin một cửa điện tử; tham gia bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình khai thác, sử dụng các Hệ thống này.
Quy trình giải quyết TTHC
Mỗi hồ sơ TTHC sau khi tiếp nhận sẽ được cấp một Mã số hồ sơ, mã số này sẽ được ghi trong Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân có thể sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết TTHC tại Cổng dịch vụ công của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Quy trình phối hợp giải quyết thủ tục cho cá nhân, tổ chức được quy định chặt chẽ từ giai đoạn tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ, giải quyết hồ sơ, trả kết quả giải quyết. Với mỗi giai đoạn đều có kèm theo các mẫu biểu để kiểm soát việc thực hiện như: Tại giai đoạn nhận hồ sơ từ cá nhân, tổ chức lập Mẫu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ thành phần, số lượng thực hiện lập Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ; trường hợp các hồ sơ chưa đúng quy định lập Mẫu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ; trường hợp không giải quyết kịp thời hạn lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả; trong phối hợp giữa các đơn vị, tiến hành lập Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, Mẫu sổ theo dõi.
Việc sớm ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận một cửa tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư cho thấy sự tích cực, chủ động của Bộ trong triển khai nhiệm vụ cải cách hành chính nói chung và cải cách TTHC nói riêng. Điều này hứa hẹn sẽ mang lại nhiều kết quả tích cực trong công tác kiểm soát TTHC trong năm 2019 và những năm tiếp theo của Bộ./.
Tâm Vũ
Cục Kiểm soát TTHC
Doanh nghiệp
