Người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

• Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn.

Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

• Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

– Trên hoá đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số …, ngày …, tháng…, năm…”. Mục “tên hàng” trên hoá đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

– Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

– Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

– Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

2. Hoá đơn in trực tiếp từ máy tính tiền phải thể hiện các nội dung gì và có phải thông báo phát hành không?

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ sở kinh doanh (người bán);
– Tên cửa hàng, quầy hàng thuộc cơ sở kinh doanh (trường hợp có nhiều cửa hàng, quầy hàng);
– Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
– Tên nhân viên thu ngân, số thứ tự của phiếu (là số nhảy liên tục), ngày, giờ in hóa đơn.
– Hóa đơn in từ máy tính tiền phải giao cho khách hàng.
– Dữ liệu hóa đơn in từ máy tính tiền phải được chuyển đầy đủ, chính xác vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và khai thuế giá trị gia tăng theo quy định. Trường hợp cơ sở kinh doanh có hành vi vi phạm không kết chuyển đủ dữ liệu bán hàng từ phần mềm tự in hóa đơn vào sổ kế toán để khai thuế (tức thiếu doanh thu để trốn thuế) thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về thuế.

Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.

3.Sử dụng hóa đơn nào khi vừa bán hàng trong nước, vừa bán hàng vào khu phi thuế quan?

Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài sử dụng hóa đơn bán hàng (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

4. Trên hoá đơn uỷ nhiệm do bên nhận uỷ nhiệm lập thì tên đơn vị bán là tên đơn vị uỷ nhiệm hay đơn vị được uỷ nhiệm?

Hoá đơn uỷ nhiệm do bên nhận uỷ nhiệm lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị uỷ nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm).

5. Trường hợp nào khi lập hoá đơn không bắt buộc phải có chữ ký, họ tên người mua trên hoá đơn?

“Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên),  người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, qua Fax.”