Hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng và sử dụng rộng rãi. Tuy nhiên, để quản lý tốt hóa đơn điện tử, nhà nước đã ban hành 1 số điều kiện mà theo đó , hóa đơn của doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ.

Vậy những nội dung bắt buộc phải có trên HDĐT là gì?  Dưới đây, DNG Business sẽ cung cấp những thông tin cụ thể về vấn đề này.

 

Các nội dung bắt buộc trên hoá đơn điện tử theo dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119

- Tên hoá đơn: Trên mỗi tờ hóa đơn cần thể hiện tên hóa đơn dưới dạng chữ in hoa như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG...

- Ký hiệu mẫu số hoá đơn: bao gồm 1 hoặc 2 ký tự thể hiện loại hóa đơn.

Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 05 ký tự:

• 02 ký tự đầu tiên để phân biệt hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế: CM/KM. Riêng đối với hóa đơn điện tử của máy tính tiền thì bổ sung 3 ký tự viết tắt của cụm từ “Máy tính tiền” – MTT sau 2 ký tự trên.
• 02 ký tự tiếp theo thể hiện năm khởi tạo hóa đơn điện tử.
• 01 ký tự cuối cùng để phân biệt hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp, hóa đơn điện tử của các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng:

 Số hóa đơn điện tử: Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của người mua. Nếu người mua có mã số thuế thì trên hóa đơn người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua.

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của Công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì tiêu thức “đơn vị tính” phải thực hiện chuyển đổi theo tiêu chuẩn Việt Nam.

- Tổng số tiền thanh toán (ghi cả bằng số và bằng chữ). Đơn vị tiền tệ sử dụng trên hóa đơn điện tử là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế “VND”. Trong trường hợp phát sinh giao dịch ngoại tệ, thì đơn vị tiền tệ phải ghi theo nguyên tệ và Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái hoặc quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam.

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có). Trường hợp có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì người bán, người mua ký trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cơ quan thuế.

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử ghi theo ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử ở dạng: DD/MM/YYYY (trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm).

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác có liên quan (nếu có).

Một số lưu ý về chữ viết, chữ số và quy ước làm tròn

Chữ viết và chữ số trên hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Chữ số sử dụng trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
• Trường hợp người nộp thuế sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ là dấu phẩy (,); khi ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị thì thực hiện chuyển đổi theo quy định nêu trên.

Nguyên tắc làm tròn số: được thực hiện theo quy định của pháp luật kế toán.

DNG Business xin cám ơn các qúy bạn đọc. Trường hợp nếu bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều thông tin hơn về vấn đề này theo dõi website: DNG Business hoặc liên hệ số điện thoại: 0915888404 để được tư vấn chi tiết.